Overweeg je om energiebelasting terug te vragen of je energiekosten fiscaal te optimaliseren? Dan is een correcte en complete administratie essentieel. Toch laten veel organisaties kansen liggen omdat hun energienota’s, contracten of verbruiksdata niet audit-proof zijn. In deze blog krijg je een praktische checklist waarmee je jouw energienota’s en bijbehorende stukken klaarmaakt voor een teruggaafaanvraag of clustering.
1. Energiecontract en tenaamstelling: staat alles op de juiste naam?
- Controleer of het energiecontract is afgesloten op naam van de juridische entiteit die de belasting terugvraagt (bijvoorbeeld VvE, stichting, B.V.).
- Let op bij VvE’s: het contract mag niet op naam van een individuele bewoner of beheerder staan.
- Zorg dat alle relevante aansluitingen onder dezelfde entiteit vallen bij clustering.
Waarom belangrijk? De Belastingdienst keurt een teruggaafverzoek af als de contractant niet overeenkomt met de aanvrager.
2. Verbruiksgegevens: compleet en gespecificeerd
- Verzamel per aansluiting de volledige jaarnota’s (jaarafrekening) van de afgelopen vijf jaar.
- Noteer de kWh (stroom) en m³ (gas) per jaar, uitgesplitst per aansluiting.
- Bij meerdere aansluitingen: documenteer de locatie, het verbruik en het doel (bijvoorbeeld: lift, parkeergarage, kantoorruimte).
Tip: gebruik een Excel-bestand om verbruiken per aansluiting en per jaar overzichtelijk te maken.
3. WOZ-beschikkingen en perceelinformatie
- Vraag bij de gemeente of via het WOZ-portaal de WOZ-beschikking(en) van het pand of de percelen op.
- Let op of het om één WOZ-object gaat of meerdere (bij clustering is dit cruciaal).
- Bij clustering van meerdere panden: verzamel kadastrale gegevens ter onderbouwing van fysieke samenhang.
Waarom belangrijk? WOZ-status bepaalt of clustering is toegestaan.
4. Leegstand of gedeeltelijk gebruik? Documenteer het goe
- Houd voor elke unit, verdieping of gebouwdeel bij of deze verhuurd of in gebruik is geweest.
- Leg leegstand vast met datumreeksen, foto’s, huuropzeggingen of plattegronden.
- Gebruik energiedata om te onderbouwen dat er geen of nauwelijks verbruik was tijdens leegstand.
Waarom belangrijk? Bij leegstand kun je energiebelasting terugvragen over het niet-gebruikte deel.
5. Clustering? Maak de functionele samenhang inzichtelijk
- Zijn er meerdere aansluitingen? Toon dan aan dat deze functioneel bij elkaar horen (bijv. via plattegrond, gebruiksovereenkomsten of eigendomsstructuur).
- Zorg dat alle meters op naam staan van dezelfde entiteit.
- Voeg situatieschetsen of foto’s toe ter verduidelijking.
Waarom belangrijk? Clustering levert belastingvoordeel op via lagere staffels – maar moet wel goed onderbouwd worden.
6. Aanvullende gegevens voor de Belastingdiens
- Kamer van Koophandel-uittreksel van de aanvrager
- Energieleverancier(s) + klantnummers
- Eventuele machtiging als een derde partij het verzoek indient
- Plattegrond of tekening van het object en de aansluitpunten (optioneel, maar nuttig)
Conclusie: een complete energiedossier = direct voorde
Een goed voorbereide aanvraag voorkomt afwijzingen, verkort de doorlooptijd én vergroot de kans op een succesvolle teruggaaf. Deze checklist helpt je om niets te vergeten en het maximale uit je situatie te halen. Denk eraan: je kunt tot vijf jaar terug belasting terugvragen – dat maakt het de moeite meer dan waard.
Wil je jouw situatie laten controleren? Upload je nota en ontvang vrijblijvend een teruggaafscan!